data entry operator कडे कोणकोणती कौशल्ये असायला हवीत?

डेटा एंट्री ह्या कामामध्ये कम्प्युटर सिस्टीम किंवा डेटाबेसमध्ये वेगवेगळ्या प्रकारचा डेटा म्हणजेच माहिती इनपुट केली जाते.

या कामामध्ये सामान्यत: कम्प्युटर किंवा डेटा मॅनेजमेंट सिस्टीममध्ये कागदी दस्तऐवज, डिजिटल फाइल्स किंवा इतर वेगवेगळ्या प्रकारे विविध स्त्रोतांकडून मजकूर, संख्या किंवा इतर संबंधित डेटा यासारख्या माहितीचे मॅन्युअल इनपुट यांचा समावेश असतो. (data entry operator)

डेटा एंट्रीच्या कामामध्ये पुढील गोष्टींचा समावेश असतो :

• मजकूर, न्यूमेरिक डेटा आणि अल्फान्यूमेरिक कोडमध्ये टाइप करणे किंवा की करणे.
• हस्तलिखित किंवा मुद्रित दस्तऐवजांचे डिजिटल स्वरूपात रूपांतर करणे.
• करंट अफेअर्स डेटाबेस अपडेट करणे.
• अचूकता सुनिश्चित करण्यासाठी डेटा पडताळून पाहणे आणि दुरुस्त करणे.
• डेटाचे वर्गीकरण आणि आयोजन.
• वेगवेगळ्या सॉफ्टवेअर किंवा डेटाबेस दरम्यान डेटा आयात आणि निर्यात करणे.
• दस्तऐवज किंवा फोटो स्कॅन करणे आणि त्यांना इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात रूपांतरित करणे.
• वेगवेगळ्या स्त्रोतांकडून डेटा संकलित करून सारांश करणे.

प्रशासकीय, आरोग्यसेवा, फायनान्स आणि यासारख्या इतर वेगवेगळ्या उद्योगांमध्ये डेटा एंट्री नोकऱ्या सामान्य आहेत.

बऱ्याचदा ऑफिसमध्ये काम करणाऱ्या व्यक्तींद्वारे, घरातून किंवा तृतीय-पक्ष डेटा एंट्री सेवा प्रदात्यांना काम आउटसोर्स करून डेटा एंट्रीचं काम केलं जाऊ शकतं.

या नोकऱ्यांमध्ये तपशील, अचूकता आणि डेटा सक्षमपणे इनपुट आणि व्यवस्थापित करण्यासाठी विविध सॉफ्टवेअर आणि टूल्ससह कार्य करण्याची क्षमता याकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे. (data entry operator)

(हेही वाचा – Governor appointed MLA : राज्यपाल नियुक्त आमदारांवर टांगती तलवार; मात्र उबाठाच्या मागणीला न्यायालयाचा नकार)

डेटा एंट्रीचं काम करण्यासाठी आवश्यक असलेली कौशल्ये :

• टायपिंग स्किल्स : डेटा एंट्रीसाठी जलद आणि अचूक टायपिंग स्किल्स आवश्यक आहेत. बहुतेक डेटा एंट्री कामामध्ये टच टायपिंगची आवश्यकता असते. टच टायपिंग म्हणजे कीबोर्ड न पाहता टाइप करणे.
• तपशीलाकडे बारीक लक्ष द्या : डेटा एंट्रीमध्ये मोठ्या प्रमाणात माहिती अचूकपणे प्रविष्ट करावी लागते. चुका झाल्यास मोठे वाईट परिणाम होऊ शकतात. म्हणून तपशीलाकडे बारीक लक्ष देणे महत्त्वाचे आहे.
• डेटा ऍक्युरिसी : तुम्ही इनपुट केलेला डेटा त्रुटी-मुक्त असल्याची खात्री करणे अत्यावश्यक आहे. त्यामध्ये शब्दलेखन, व्याकरण आणि न्यूमेरिकल अचूकता समाविष्ट आहे.

टेक्निकल डेटा एंट्री कौशल्ये :

• कीबोर्डिंग आणि टायपिंगचा वेग : टायपिंगमध्ये प्रवीणता आणि टायपिंगचा वेग गतिशील असणं डेटा एंट्रीसाठी महत्वाचे आहे. डेटा अचूकपणे प्रविष्ट करण्यात सक्षम असणे हे या क्षेत्रातील एक प्रमुख कौशल्य आहे.
• मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल : मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल हा मोठ्या प्रमाणावर वापरला जाणारा स्प्रेडशीट प्रोग्राम आहे. डेटा एंट्री व्यावसायिक अनेकदा याचा वापर डेटा तयार करणे, देखरेख करणे आणि विश्लेषण करणे यासारख्या कामांसाठी वापरतात. एक्सेलमधले फंक्शन्स, फॉर्म्युले आणि डेटा मॅनिप्युलेशनमध्ये प्रवीण असणे आवश्यक आहे.
• डेटा एंट्री सॉफ्टवेअर : डेटा एंट्री सॉफ्टवेअर ऍप्लिकेशन्सशी संलग्न असणे आवश्यक आहे. हा सॉफ्टवेअर डेटा कुशलतेने इनपुट आणि व्यवस्थापित करण्यासाठी डिझाइन केलेला असतो. या साधनांमध्ये उद्योग किंवा संस्थेसाठी विशिष्ट डेटा एंट्री सॉफ्टवेअरचा समावेश असू शकतो.
• डेटाबेस व्यवस्थापन : डेटा एंट्रीसाठी डेटाबेससह कसे कार्य करावे याचे ज्ञान महत्त्वाचे आहे. यामध्ये डेटाबेसमध्ये डेटा इनपुट करणे, क्वेरी चालवणे आणि डेटाबेस रेकॉर्ड व्यवस्थापित करणे समाविष्ट असते.
• डेटाची प्रमाणता आणि क्वालिटी कंट्रोल : डेटाची अचूकता आणि सातत्य सुनिश्चित करण्यासाठी डेटाची प्रमाणता आणि क्वालिटी कंट्रोल टेस्ट कशी करावी हे समजून घेणे हे एक अद्वितीय कौशल्य आहे. यामध्ये डेटामधल्या त्रुटी ओळखणे आणि दुरुस्त करणे समाविष्ट असते. (data entry operator)
• OCR म्हणजेच ऑप्टिकल कॅरेक्टर रेकग्निशन टेक्निक्स : मुद्रित किंवा हस्तलिखित दस्तऐवजांचे डिजिटल स्वरूपात रूपांतर करण्याच्या कामांसाठी OCR टेक्निकची ओळख असणे फायदेशीर ठरू शकते. OCR सॉफ्टवेअरचा वापर स्कॅन केलेल्या फोटो किंवा दस्तऐवजांमधला मजकूर एडिट करण्यासाठी योग्य अशा मजकुरात स्कॅन करण्यासाठी आणि ट्रान्सफॉर्म करण्यासाठी केला जातो.
• बेसिक डेटा मॅनेजमेंट : डेटाबेस आणि स्प्रेडशीटसोबत कसं काम करायचं हे समजून घेणे ही एक मूलभूत आवश्यकता आहे.
• कम्युनिकेशन स्किल्स : डेटा एंट्री व्यावसायिकांसाठी प्रभावीपणे कम्युनिकेशन करणे आवश्यक आहे.

(हेही वाचा – Election Commissioner : मुख्य निवडणूक आयुक्त स्पष्टच म्हणाले, एक्झिट पोलवर आत्मपरीक्षणाची गरज)

त्यांनी आपल्या सहकाऱ्यांना आणि पर्यवेक्षकांना माहिती दिली पाहिजे. ज्यावेळी स्पष्टीकरण आवश्यक असेल तेव्हा समर्पक प्रश्न विचारले गेले पाहिजेत. त्यांना आढळणाऱ्या कोणत्याही समस्या किंवा विसंगती स्पष्ट केल्या पाहिजेत.

प्रभावी मौखिक आणि लिखित कम्युनिकेशन स्किल्समुळे सहज सहकार्य सुनिश्चित करता येते आणि डेटा प्रक्रियेतील त्रुटी कमी होतात.

• वेळेचे व्यवस्थापन : डेटा एंट्रीमध्ये बऱ्याचदा कमी मुदतीमध्ये मोठ्या प्रमाणात माहिती हाताळणे समाविष्ट असते. कामाला प्राधान्य देण्यासाठी, लक्ष्य पूर्ण करण्यासाठी आणि प्रॉडक्टिव्हीटी मेंटेन करण्यासाठी कुशलपणे वेळेचे व्यवस्थापन करणे आवश्यक आहे.

यामध्ये कामाच्या कालावधीचा अंदाज घेणे, कामाचा भार आपल्या कार्यक्षमतेने आयोजित करणे आणि वेळेवर आणि अचूक डेटा इनपुट करणे समाविष्ट आहे.

• संशोधन करून डेटा संकलित करण्याची क्षमता : डेटा एंट्री करणाऱ्या व्यक्तीला दस्तऐवज, वेबसाइट आणि डेटाबेससह विविध स्त्रोतांकडून माहिती गोळा करण्यात पारंगत असणे आवश्यक आहे. (data entry operator)

या कौशल्यामध्ये शोध साधने समजून घेणे, डेटाची अचूकता पडताळून पाहणे आणि गोळा केलेली माहिती सुयोग्यपणे आयोजित करणे समाविष्ट आहे.

• मूलभूत सॉफ्टवेअर समजून घेणे : डेटा एंट्रीच्या भूमिकेसाठी सामान्य सॉफ्टवेअर कुशलतेने वापरता येणे गरजेचे आहे. यामध्ये मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल, डेटाबेस मॅनेजमेंट सिस्टम आणि वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअर सारख्या स्प्रेडशीट प्रोग्रामची ओळख समाविष्ट आहे.

ही टेक्नॉलॉजी समजून घेतल्यास डेटा इनपुट, हाताळणी आणि मूलभूत विश्लेषण सक्षम होते. तसंच डेटा एंट्रीच्या कामांमध्ये एकूण उत्पादकता आणि अचूकता वाढते.

• सेल्फ मोटिव्हेशन : सेल्फ मोटिव्हेट डेटा एंट्री करणारे स्वतंत्रपणे काम करण्यात आणि सतत देखरेखीशिवाय उत्पादकता राखण्यात उत्कृष्ट असतात. ते पुढाकार घेऊन काम करतात. स्वतःची वैयक्तिक उद्दिष्टे ठरवतात.
• उच्च प्रतीची एकाग्रता : डेटा एंट्रीकरिता विस्तारित कालावधीत अचूकता राखण्यासाठी पराकोटीची एकाग्रता असणे आवश्यक आहे. काम करताना आपले लक्ष विचलित न होऊ देणे आणि तपशीलांकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे.

(हेही वाचा – राखीव खेळाडूंना ऑस्ट्रेलिया मध्ये घेऊन जाण्याचा विचार – Rohit Sharma)

एकाग्रतेमुळे चुका कमी होतात आणि काम करण्याची क्षमता वाढते.

• ऑर्गनायझेशनल स्किल्स : एकाच वेळी अनेक डेटा एंट्री प्रोजेक्ट्स मॅनेज करण्यासाठी स्ट्रॉंग ऑर्गनायझेशनल स्किल्स असणे गरजेचे आहेत. यामध्ये डिजिटल वर्कस्पेस स्वच्छ राखणे, कार्यक्षम फायलिंग सिस्टम तयार करणे आणि वेगवेगळ्या डेटा सोर्सेस आणि मुदतीचा फॉलोअप ठेवणे समाविष्ट आहे.
• मल्टीटास्किंग स्किल्स : प्रभावी मल्टीटास्किंग स्किल्समुळे डेटा एंट्री व्यावसायिकांना एकाच वेळी वेगवेगळ्या जबाबदाऱ्या हाताळणे सोपे जाते. यामध्ये वेगवेगळे डेटा पाहणे, प्रश्नांना प्रतिसाद देणे आणि डेटा इनपुट सुरू असताना क्वालिटी चेक करणे समाविष्ट असते.

एकापेक्षा अधिक कामांचा बॅलन्स राखल्याने प्रॉडक्टीव्हीटी वाढते आणि जलदगतीने कामे होतात.

• विवेकशील : डेटा एंट्रीमध्ये सहसा संवेदनशील किंवा गोपनीय माहिती हाताळणे समाविष्ट असते. त्यासाठी डेटा गोपनीयता आणि सुरक्षितता राखण्यासाठी विवेकशील असणे आवश्यक आहे. डेटा एंट्री करणाऱ्या व्यावसायिकांनी गोपनीयतेचे महत्त्व समजून घेतले पाहिजे. डेटा संरक्षण प्रोटोकॉलचे पालन केले पाहिजे आणि केवळ अधिकृत कर्मचाऱ्यांसह माहिती सामायिक करताना निर्णय घेतला पाहिजे. (data entry operator)

हेही पहा –